La automatización de un taller mecánico se divide en dos partes: la gestión del taller, como las citas, los presupuestos y las facturas, y la relación con el cliente, para que sepa cómo va su coche y vuelva a la siguiente revisión.
En esta guía dividimos el taller en cinco áreas, desde que el cliente pide cita hasta que vuelve, y para cada una explicamos qué le pasa hoy al mecánico, qué se puede automatizar, con un ejemplo, qué añade la inteligencia artificial y qué hace falta para empezar.
Lo que cuesta depende de cuántas áreas se automaticen, y por lo general se monta encima del programa que el taller ya utiliza.
¿Qué se puede automatizar en un taller mecánico?
Para automatizar un taller mecánico, o para empezar con su digitalización, primero debemos mirar dónde se va el tiempo hoy, igual que al implementar IA en cualquier empresa.
Estas son las cinco áreas, con la pregunta que podemos hacernos en cada una:
- Las citas: ¿suena el teléfono mientras estás debajo de un coche, o se apuntan citas en un papel que luego no aparece?
- Los presupuestos: ¿hay presupuestos enviados de los que nunca se ha vuelto a saber nada?
- El estado del coche: ¿te llaman varias veces al día para preguntar «¿cómo va lo mío?»?
- Las facturas: ¿se pasa a limpio al final del día lo que ya estaba en la orden de reparación?
- Que el cliente vuelva: ¿sabes cuándo le toca la revisión a cada cliente, y se le avisa?
Cada «sí» es un área que se puede automatizar. La que más horas se lleve sería, por lo general, la mejor para empezar, porque es donde antes se notaría el cambio. Si no está claro cuál es, puede determinarse con una consultoría de IA.
¿Cómo gestionar las citas de un taller mecánico?
En muchos talleres, la gestión de citas pasa por el teléfono, lo que obliga a cogerlo a quien está trabajando en un coche o a devolver la llamada cuando encuentra un momento.
Cómo se automatiza: con una agenda online, el cliente puede consultar los huecos libres del taller y pedir su cita previa sin necesidad de llamar. Al reservar recibe la confirmación y, el día antes, un mensaje automático con la hora y la dirección.
Lo que añade la IA: podría ordenar las peticiones según lo que el cliente describe de la avería, de modo que una revisión completa reciba más tiempo en la agenda que un cambio de aceite.
Qué hace falta: una agenda al día con los huecos libres del taller y los teléfonos de los clientes actualizados, pero, si el programa del taller no la incluye, puede desarrollarse a medida y conectarse a él.
¿Cómo automatizar los presupuestos de un taller?
Preparar un presupuesto lleva su tiempo, porque se debe revisar el coche y calcular piezas y horas, y después todavía queda esperar la respuesta del cliente, que puede tardar días.
Y cuando ese presupuesto se queda en una nota o en un mensaje sin seguimiento, el taller pierde la ocasión de recordárselo al cliente mientras todavía está decidiendo.
Cómo se automatiza: el presupuesto se envía con un enlace para aceptarlo desde el móvil. Si en un par de días el cliente no ha respondido, recibe un recordatorio, y el taller tiene a la vista una lista con todos los presupuestos pendientes.
Una vez aceptado, se convierte directamente en la orden de reparación, sin volver a escribir los datos del cliente ni del coche.
Lo que añade la IA: a partir de reparaciones parecidas que el taller ya ha hecho, con sus piezas y sus horas, podría preparar un primer presupuesto para que el mecánico solo tenga que revisarlo.
Qué hace falta: que el programa del taller permita enviar el presupuesto por enlace.
¿Cómo puede ver el cliente el estado de su reparación?
Mientras el coche está en el taller, el cliente quiere saber cómo va la reparación y, si no tiene otra forma de saberlo, llama para preguntarlo.
Esas llamadas cortan el trabajo del taller y, para el cliente, tampoco son la opción más cómoda, porque dependen de que alguien conteste y sepa en ese momento en qué punto está su coche.
Cómo se automatiza: la orden de reparación pasa a ser digital, y cada vez que el mecánico actualiza su estado, el cliente puede consultarlo desde el móvil o recibir un aviso.
Para entenderlo mejor, vamos a poner un ejemplo con tres momentos de una reparación: cuando el coche entra en el taller, cuando aparece algo que no estaba en el presupuesto y cuando está listo para recoger.
El segundo momento es especialmente importante, porque el cliente puede autorizar el trabajo extra desde el móvil en lugar de esperar a que el taller consiga hablar con él.
Lo que añade la IA: podría explicar ese imprevisto con palabras sencillas y con la foto que hace el mecánico, para que el cliente entienda qué ha aparecido antes de autorizarlo.
Qué hace falta: que el estado de cada reparación se apunte en la orden o en el parte de trabajo.
¿Cómo automatizar la facturación de un taller mecánico?
La factura de un taller recoge información que ya está en la orden de reparación, como las piezas, las horas de mano de obra y los datos del cliente, y aun así hay talleres donde se vuelve a escribir al final del día.
Además, a eso se suman las facturas y los albaranes de los proveedores, que también se deben revisar y archivar.
Cómo se automatiza: la factura sale de la orden terminada. Si el programa del taller tiene esa función, basta con activarla, aunque es el proveedor quien puede confirmar si la incluye.
Lo que añade la IA: podría leer las facturas y los albaranes de los proveedores y dejarlos ordenados, para que nadie tenga que pasarlos a mano.
Qué hace falta: que las órdenes de reparación se cierren con todo apuntado.
¿Cómo conseguir que los clientes vuelvan al taller?
Que un cliente vuelva a la siguiente revisión depende, en buena parte, de que el taller se acuerde de él en el momento adecuado.
Cómo se automatiza: el aviso de la próxima revisión o de la ITV sale de la fecha que ya está en la ficha del vehículo. Por ejemplo, un cliente pasa la revisión en marzo y, un mes antes de que se cumpla el año, recibe un mensaje del taller con la forma de pedir cita.
Este tipo de aviso podemos montarlo aparte del programa del taller, conectado a sus datos.
Además, una tarjeta de sellos en el móvil le da al cliente un motivo más para volver. Se guarda en Apple Wallet o en Google Wallet, suma un sello por cada revisión o cambio de aceite y, al completarla, el premio podría ser el lavado del coche o la revisión previa a la ITV. Es lo que hace Fideliza, la tarjeta de fidelización de GRAFS.
Con la misma tarjeta, el taller puede lanzar una campaña para pedir reseñas en Google a sus clientes. Eso sí, la reseña no se puede pedir a cambio de un descuento o de un regalo, porque la política de contenido de Google lo prohíbe.
Lo que añade la IA: con los datos de su coche, como los kilómetros o lo que se le cambió la última vez, podría preparar un aviso distinto para cada cliente.
Qué hace falta: la ficha de cada cliente con su teléfono, su matrícula y la fecha de la última visita, y su permiso para recibir avisos.
Preguntas frecuentes
¿Qué software puedo usar para administrar un taller mecánico?
Para administrar un taller mecánico se usa un programa de gestión de taller, que reúne las órdenes de reparación, la ficha de cada vehículo, los recambios y la facturación. Si se quiere automatizar, lo importante es que ese programa permita sacar los datos de clientes y vehículos, algo que se debe comprobar antes de contratar uno nuevo.
¿Qué necesito para automatizar?
Hace falta la ficha de clientes ordenada, saber quién hace cada cosa en el taller y la herramienta que lo ejecuta. Si el taller no tiene tiempo para prepararlo, también puede encargarlo: a partir de sus datos, podemos desarrollar la solución a medida y ocuparnos de todo el proceso.
